🚀 Über VP-LGKA

VP-LGKA ist ein automatisiertes System, was Schüler, Eltern und Angehörige per E-Mail zeitnah und zuverlässig über Vertretungsplan-Änderungen am Lessing-Gymnasium Karlsruhe benachrichtigen soll.

Auf dieser Seite gibt es zusätzliche Hintergrundinformationen für Interessierte.

💡 Entstehung

Das Projekt entstand 2021 aus persönlichem Bedarf heraus.

🚩 Das Problem

Der von der Schule bereitgestellte Vertretungsplan ist recht unübersichtlich, da er die Ereignisse aller Klassen enthält. Bei genügend Einträgen kann es nervig sein, seine Klasse suchen zu müssen.

Außerdem muss man jeden Morgen daran denken, den aktuellen Vertretungsplan zu checken.

Da wir Schüler mit Interesse an IT waren, kam uns die Idee ein Tool zu programmieren, was uns den Schulalltag erleichtert.

✨ Die Lösung

Die von uns entwickelte Lösung war schließich ein Program welches regelmäßig automatisch den Vertretungsplan überprüft und an Personen einer Mailingliste Benachrichtigungsemails versendet.

Dabei hat jede Person auch die Möglichkeit gewünschte Klassen anzugeben, was es uns erlaubt der Person nur Einträge dieser Klassen zu schicken.

Über die Jahre haben wir dem System immer wieder neue Features hinzugefügt und es verbessert. Das Projekt war ursprünglich nur für uns selbst gedacht, fand aber schnell bei Familie und Freunden Anklang. Auf Nachfragen haben wir es schließlich auch für Mitschüler unserer Klasse und deren Eltern zugänglich gemacht.

↪️ Die Weiterentwicklung

Im Sommer 2025 haben wir das System von Grund auf neu geschrieben und etwas professionalisiert, um es eventuell auch einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich machen zu können. Nicht nur die Benutzeroberfläche ist moderner, sondern es kamen auch einige neue Features hinzu.

⚙️ Wie es funktioniert

VP-LGKA arbeitet vollautomatisch im Hintergrund und überwacht kontinuierlich die offiziellen Vertretungsplan-PDFs der Schule.

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📄 PDF-Download

Alle 20 Minuten werden die aktuellen Vertretungspläne automatisch von der Schulwebsite heruntergeladen.

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🔍 Analyse & Vergleich

Die PDFs werden analysiert und mit vorherigen Versionen verglichen, um Änderungen zu erkennen.

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🎯 Intelligente Filterung

Das System erkennt, welche Einträge für welchen Nutzer relevant sind.

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📧 Benachrichtigung

Personalisierte E-Mails werden nur an die betroffenen Personen versendet, wenn es für diese neue Änderungen gibt.

⭐ Features im Detail

  • 🔔 Automatisch: Die E-Mails kommen automatisch, und dank Push-Benachrichtungen deines Mailprogramms musst du nicht aktiv daran denken, den Vertretungsplan zu checken.
  • 👤 Personalisiert: Du kannst angeben, über welche Klassen oder Kurse du benachrichtigt werden willst. Dadurch siehst du auf einen Blick was für dich wichtiges ansteht.
  • 🔇 Unaufdringlich: Der Vertretungsplan kann sich manchmal in kurzer Zeit recht oft ändern, obwohl sich nichts speziell für deine Klasse ändert. Um Spam zu vermeiden, bekommst du nur eine E-Mail, wenn sich auch wirklich etwas an deinen Einträgen geändert hat.
  • ⏰ Erinnerung: Wenn übers Wochenende die letzte Änderung für dich schon seit Freitag her ist, kann es passieren dass du die E-Mail am Montagmorgen nicht mehr findest. Deshalb gibt es die Option, dir jeden Montagmorgen eine garantierte E-Mail schicken zu lassen - auch wenn sich seit der letzten Mail nichts geändert hat. So verpasst du zum Wochenstart keine wichtigen Infos.
  • 🔧 Flexibel: Du kannst deine Einstellungen jederzeit ändern oder dich abmelden.
  • 👓 Lesbarkeit: Deine Einträge werden statt in Tabellenform optisch ansprechend in Textzeilen angeordnet, die durch passende Präpositionen gut lesbar sind.
  • 🏷️ Komfort: Der Vertretungsplan nutzt für Fächer und Lehrer Kürzel. Je nach Fach und Lehrer kann es schwer sein, sich die Kürzel zu merken. Deswegen ersetzt unser System die Kürzel durch ihre vollständigen Bezeichnungen, was auch deutlich zur Lesbarkeit beiträgt.
  • ✈️ Ferienautomatik: Unser System kennt die Termine der Schulferien in Baden-Württemberg, und ist währenddessen nicht aktiv.

✅ Zuverlässigkeit

Obwohl wir uns um einen zuverlässigen und fehlerfreien Service bemühen, gibt es Dinge die außerhalb unserer Kontrolle liegen. Unser Service ist zum Beispiel abhängig...

  • vom Lessing-Gymnasium, dass der Vertretungsplan verfügbar ist, richtige Daten enthält und korrekt formatiert ist.
  • von unserem Hosting-Provider, da es trotz 99.6% Mindestverfügbarkeit im Jahresmittel auch mal zu Ausfällen kommen kann.
  • von deinem Email-Server, da du eventuell keine neuen E-Mails erhältst, wenn dein Postfach voll ist.

Wegen dieser äußeren Faktoren können wir keine Verfügbarkeit, Richtigkeit oder Vollständigkeit garantieren.

Falls du mal keine E-Mail erhältst oder der Inhalt fehlerhaft ist, dann ist es wahrscheinlich, dass das am Vertretungsplan liegt. Wenn sich das häuft oder du den Vertretungsplan normal aufrufen kannst, dann kontaktiere uns gerne.

📧 Schreib uns eine E-Mail

🛠️ Technische Details

Unser System läuft auf einem VPS bei Netcup® mit Stand in Deutschland 🇩🇪

🧮 Backend-Architektur

Das VP-LGKA-Backend besteht aus mehreren Python-Skripten, die per Cron regelmäßig aufgerufen werden und verschiedene externe und interne Aufgaben übernehmen.
Das Hauptskript läuft alle 20 Minuten.

Zur PDF-Verarbeitung benutzen wir zwei verschiedene Tools:

  • Zum Extrahieren von den Einträgen in tabellarischer Form verwenden wir Tabula bzw. die Python-Library tabula-py.
  • Um simple Textdaten wie zum Beispiel das Datum oder Zusatzinfos zu extrahieren verwenden wir Apache™ Tika über die Python-Library tika-python.

Um den Nutzern die richtigen Einträge zuzuteilen, führen wir für jeden Nutzer mehrere Matchings durch:

  • Wir nutzen Fuzzy-Matching um nach Klasse abzugleichen, Oberstufenschüler haben auch die Möglichkeit einzelne Kurse anzugeben.
  • Zusätzlich führen wir ein Exact-Matching durch, damit Nutzer nach eigenen Begriffen filtern können, zum Beispiel nach AGs oder wichtigen wiederkehrenden Terminen.

Die Termine der Schulferien beziehen wir durch eine kostenlose API.

Das System verwendet MariaDB zur Speicherung aller Projektrelevanten Daten.

Wir bieten auch eine eigene REST-API an.

🎨 Frontend & Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche ist als PHP-Webanwendung umgesetzt. Das schlichte aber moderne Design basiert auf purem HTML5 und CSS3 ohne externe Frameworks.

👥 Über uns

VP-LGKA wurde/wird von einer kleinen Gruppe mittlerweile ehemaliger Schüler des Lessing-Gymnasiums entwickelt und betreut. Unser Ziel war und ist es, durch unser Projekt den Schulalltag zu verbessern.

Zu unseren Aufgaben gehören:

💻 Entwicklung

Programmierung, Systemarchitektur und technische Umsetzung des Projekts.

🎨 Design

Benutzeroberfläche, E-Mail-Templates und visuelle Gestaltung.

🔧 Betrieb

Server-Administration, Monitoring und Pflege.

Kontakt: Bei Fragen, Anregungen oder technischen Problemen erreichst du uns unter kontakt@vp-lgka.de.